Loodud olekus ostutellimuselt ei saa registreerida saabumisi, sest see on nö. registreeritud dokument, mida ei ole veel heaks kiitnud vastutav isik (nt. ostujuht). Ostutellimus võib loodud olekus olla kuni tarnijaga on kokkulepped sõlmitud. Et saabumisi registreerida ja kaupa lattu võtta, tuleb ostutellimus või rida (read) kinnitada (või siis tühistada). Kinnitatud olek on näha ostutellimuse päises ja ridadel. Ostutellimuse ja ostutellimuse rea/ridade olek võib olla erinev ja muutub automaatselt vastavalt tehtud muudatustele ning “elutsüklile” (nt. osaliselt saabunud jms).